El valor añadido de la CAE. Best Practice: “Beneficios de externalizar la Coordinación de Actividades empresariales para las empresas del sector Facility y mantenimiento”

externalización gestión documental CAE

El valor añadido de la CAE. Best Practice: “Beneficios de externalizar la Coordinación de Actividades empresariales para las empresas del sector Facility y mantenimiento”

Después de años colaborando como partner con numerosas empresas del Sector Facility (mantenimiento, extinción de incendios, seguridad y alarmas, emergencias) desde CTAIMA Outsourcing & Consulting SL hemos comprobado que realizar una correcta Coordinación de Actividades Empresariales resulta de una gran ayuda sobre todo ante la necesidad que tienen esas empresas de dar una respuesta inmediata a sus clientes. Esta inmediatez obliga a que toda la documentación y validación de requisitos no pueda dejarse a la improvisación. En este tipo de sectores, es habitual que existan disfunciones en los accesos de los trabajadores debido a la existencia de una cadena de subcontratación bastante larga.

Pongamos un ejemplo: Una empresa líder en el mundo, que cuenta con una amplia gama de clientes, como industrias de fabricación y procesos, astilleros, puertos y terminales dando servicio de mantenimiento en las instalaciones de sus clientes y con unos plazos de asistencia, en muchos casos, inferiores a las 24 horas.

Los servicios de esta empresa implican, en bastantes ocasiones, realizar trabajos considerados como especiales por lo que una gran mayoría de sus trabajadores requieren de una formación muy concreta en tema de espacios confinados, alturas, cursos específicos o formaciones básicas en prevención. Estos trabajadores, además, no pertenecen en su totalidad a la plantilla de la empresa, sino que cuentan con contratas que suministran algunos de sus servicios en las instalaciones del cliente final.

La validación de la documentación, tanto de los trabajadores propios como de los contratistas, debe ser homogénea y debe estar realizada en tiempo para poder garantizar que todos los trabajadores entran en las instalaciones de los clientes a tiempo.

Delegar en una empresa externa la gestión documental de estos requisitos legales permitirá a esta empresa de mantenimiento cumplir con sus contratos de urgencia en la respuesta a la vez que se garantiza que la documentación está al día, actualizada, validada y que permite la realización de los servicios.

 

¿Qué aportación de valor proporciona la externalización de la gestión documental de la CAE?

1. Técnicos aportando valor. Contratar el Servicio Documenta con Document Control Solutions ofrece la posibilidad de tener a su disposición un equipo de técnicos, expertos en materia de coordinación de actividades empresariales, que facilitan las tareas relacionadas a su departamento administrativo.

2. Organización. El día a día con la empresa de mantenimiento se inicia con una planificación de accesos a las instalaciones de sus clientes, que deriva en un plan de accesos coordinado entre la propia empresa y los técnicos del servicio Documenta. El conocimiento de los clientes por parte de la empresa de mantenimiento, y de los métodos de CAE por parte del equipo Documenta, crea un tándem perfecto que se traduce en trabajadores accediendo de forma constante a los centros de trabajo de los clientes finales.

3. Coordinación eficaz. Gracias a esta labor conjunta, este proceso desemboca en trabajadores informados previamente de los riegos y “características de cada cliente” fruto de una buena coordinación entre empresas. Esto da lugar a una serie de clientes finales satisfechos por el servicio constante y sin cortes que ofrece la empresa de mantenimiento, en una coordinación efectiva y con los papeles justos.

4. Sólo los papeles necesarios. Otra aportación de valor que ofrece la externalización de la gestión documental de la CAE a través del servicio Documenta es la existencia de una coordinación de actividades ajustada a las necesidades reales. En muchos casos, el intercambio documental se ha convertido en un envío masivo de documentos sin orden ni lógica. El servicio de Document Control Solutions realiza un estudio con sus clientes, con el cual se determina cuándo es realmente necesario coordinar con los clientes finales y qué documentación se necesita. Por ejemplo, si una empresa tiene contratado un mantenimiento anual, ¿es realmente necesario enviarle documentación todos los meses? Esta práctica podría extrapolarse a muchas otras empresas a las que habría que preguntar: ¿controlas cada mes lo que envías a los clientes que realmente son prioritarios para tu empresa?

Preguntas como éstas ayudan a los clientes a ir más allá de enviar cientos de papeles cada mes, consiguiendo que prioricen, ordenen y gestionen documentos sólo cuando sea necesario.

Todo esto se traduce en efectividad, ahorro de tiempo y de costes para las empresas que, como nuestra empresa de mantenimiento, optan por una externalización de la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales y la PRL. Al mismo tiempo, la empresa de mantenimiento da una imagen de orden y eficiencia hacia sus clientes consiguiendo que hacer una correcta coordinación de actividades empresariales sea algo serio y útil (más allá de la preservación de la seguridad y salud de los trabajadores).

En Document Control Solutions podemos ayudar a tu empresa a dar valor a tu coordinación de actividades empresariales. Consigue que una CAE bien gestionada sea tu tarjeta de diferenciación. Si quieres ahorrar tiempo y recursos así como ganar en eficacia en tu servicio no lo dudes, llámanos al 977291380 o envía un mail a dcs@gestiondocumentalcae.com

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